¿Cómo agregar documentos?

Existen dos manera de agregar documentos en QUALITYWEB 360®

Agregar documentos directamente desde el Catálogo de Documentos

1- Ingresa a la “configuración del sistema” dando clic en el engrane situado en la parte superior derecha.

2- Entra al "catálogo de documentos", aquí verás una lista de todos los documentos que se encuentran actualmente dados de alta podrás eliminarlos, ingresar a cada uno para ver su información o editarlos.

3- Para agregar uno nuevo da clic en "nuevo".

4- Indica quién o quiénes serán los revisores y aprobadores en caso de una solicitud de cambio, ingresa el código, selecciona el proceso al cual pertenece y toda la información solicitada.

5- Selecciona el tipo del documento. 

Los "tipos de documentos" puedes editarlos desde las listas desplegables.

6- Para subir el archivo debes dar clic en la ventana o arrastrar directamente el archivo en ella y QUALITYWEB 360® convertirá automáticamente el archivo a formato PDF para que no se pueda modificar.

El archivo debe subirse en su formato original como: .doc .xls .ppt etc.

Puedes ver la conversión a PDF realizada para modificar el archivo si es necesario en la opción vista previa

7- Asigna todas las restricciones que tendrá el documento como lectura e impresión y si deseas que esté disponible para que los usuarios lo puedan descargar en su formato original.

8- En caso de que el documento se trate de un registro selecciona la casilla "tipo de documento registro" y se abrirán más campos para llenar:

      8.1 Recuperación de registros

      8.2 Permisos del registro

      8.3 Aprobación de los registros llenos

9- Selecciona los usuarios que tendrán acceso al documento.

10- Da clic en "guardar" y el documento será dado de alta y lo podrán visualizar en el "visor documental" y "almacén de registros" (en caso que aplique). 

Agregar documentos que pasen por revisión y aprobación antes de ser dados de alta

1- Ingresa al módulo de "control de documentos”.

2- Da clic al primer paso del flujo llamada "realizar solicitud" y elige la opción "agregar nuevo documento", en la lista de solicitudes que te aparecen.

3- Ingresa toda la información y sube el documento de acuerdo a los pasos 4 al 9 de la guía anterior.

4- Da clic en "enviar a revisión" y el documento pasará por el proceso de "revisión" y "aprobación", si el documento es aceptado lo podrás visualizar en el "visor documental".

Recomendaciones para asegurar una conversión correcta de tus documentos

- En editores de texto evitar utilizar demasiado el “Enter” para pasar a otra página, en su lugar insertar salto de página.

- En editores de texto colocar los diagramas de flujo como imagen o fijar las formas que se usen.

- En editores de texto evitar insertar tablas y en su lugar utilizar hojas de cálculo.

- En hojas de cálculo, evitar tomar como referencias los márgenes y en su lugar ajustar el área de impresión 1 a 1

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