¿Cómo agregar documentos?

Existen dos manera de agregar documentos en QUALITYWEB 360®

Agregar documentos directamente desde el Catálogo de Documentos

1. Ingresa a la “configuración del sistema” dando clic en el engrane situado en la parte superior derecha.

2. Entra al "catálogo de documentos", aquí verás una lista de todos los documentos que se encuentran actualmente dados de alta podrás eliminarlos, ingresar a cada uno para ver su información o editarlos.

Esta lista puede servir como "lista maestra de documentos".

3. Para agregar uno nuevo da clic en "nuevo".

4. Indica quién o quiénes serán los revisores y aprobadores en caso de una solicitud de cambio, ingresa el código, selecciona el proceso al cual pertenece y toda la información solicitada.

5.  Selecciona el tipo del documento. 

Los "tipos de documentos" puedes editarlos desde las listas desplegables.

6. Para subir el archivo debes dar clic en la ventana o arrastrar directamente el archivo en ella y QUALITYWEB 360® convertirá automáticamente el archivo a formato PDF para que no se pueda modificar.

El archivo debe subirse en su formato original como: .doc .xls .ppt etc.

Puedes ver la conversión a PDF realizada para modificar el archivo si es necesario en la opción vista previa

7. Asigna todas las restricciones que tendrá el documento como lectura e impresión y si deseas que esté disponible para que los usuarios lo puedan descargar en su formato original.

8.  En caso de que el documento se trate de un registro selecciona la última opción e ingresa la información para recuperación del registro.

9.  Selecciona a los usuarios que tendrán acceso al documento.

10.  Da clic en "guardar" y el documento será dado de alta, lo podrás visualizar en el "visor documental" y en almacén de registros (en caso de haber seleccionado la casilla “registro”).

Agregar documentos que pasen por revisión y aprobación antes de ser dados de alta

1. Ingresa al módulo de "control de documentos".

2. Da clic en el botón "agregar nuevo documento", se desplegará una pantalla igual a cuando das de alta el documento desde el "catálogo de documentos".

3. Ingresa toda la información y sube el documento de acuerdo a los pasos 4 al 9 de la guía anterior.

4. Da clic en "guardar" y el documento pasará por el proceso de "revisión" y "aprobación", si el documento es aceptado lo podrás visualizar en el "visor documental".

Recomendaciones para asegurar una conversión correcta de tus documentos

- En editores de texto evitar utilizar demasiado el “Enter” para pasar a otra página, en su lugar insertar salto de página.

- En editores de texto colocar los diagramas de flujo como imagen o fijar las formas que se usen.

- En editores de texto evitar insertar tablas y en su lugar utilizar hojas de cálculo.

- En hojas de cálculo, evitar tomar como referencias los márgenes y en su lugar ajustar el área de impresión 1 a 1

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