Come aggiungere documenti?

Esistono due modi per aggiungere documenti in QUALITYWEB 360®.

Aggiungi documenti direttamente dal Catalogo documenti

1- Entra  nella "configurazione di sistema" cliccando sull'ingranaggio situato in alto a destra.

2- Entra nel "catalogo di documenti", qui vedrai un elenco di tutti i documenti attualmente registrati, puoi cancellarli, inserli ciascuno per vederne le informazioni o modificarli.

3- Per aggiungere un nuovo, fare cluc su "nuovo".

4- Indica chi saranno i revisori e gli approvatori in caso di richiesta di modifica, inserire il codice, selezionare il processo a cui appartiene e tutte le informazioni richieste.

5- Selezionare il tipo di documento.

È possible modificare i "tipi di documento" dagli elenchi a discesa.

6- Per caricare il file è necessario fare clic su sulla finestra o trascinare direttamente il file al suo interno e QUALITYWEB 360® convertirà automaticamente il file in formato PDF in modo che non possa essere modificato.

Il file dovrà essere caricato nel suo formato originale come: .doc .xls .ppt ecc.

Puoi vedere la conversione in PDF effettuata per modificare il file se necessario nell'opzione di anteprima.

7- Assegna tutte le restriozini che avrà il documento come la lettura e la stampa e se vuoi che sia disponible in modo che gli utenti possano scaricarlo nel suo formato originale.

8- Se il documento è un record, seleziona la casella "tipo documento di registro" e si apriranno più campi da compilare:

      8.1 Recupero registro.

      8.2 Permessi di relazione dell'archivio dei registri.

      8.3 Approvazione delle registrazioni completato.

9- Selezionare gli utenti che avranno accesso al documento.

10- Fare clic su "salvar" e il documento verrà registrato e potrà essere visualizzato nel "visualizzatore documenti" e nell'"archivio record" (se applicabile).

Aggiungi documenti che passano attraverso revisione e approvazione prima di essere scaricati

1- Accedi al modulo "controllo di documenti".

2- Clicca sul primo passaggio del flusso denominato "invia richiesta" e scegli l'opzione "aggiungi un nuovo documento" nell'elenco delle richieste visualizzate.

3- Inserisci tutte le informazioni e caricare il documento seguendo i passaggi da 4 a 9 della guida precedente.

4- Clicca su "inviare a revisione" e il documento passerà attraverso il processo di "revisione" e "approvazione",se il documento viene accettato, potrai visualizzarlo nel "visualizzatore documenti".

Raccomandazioni per garantire una corretta conversione dei tuoi documenti

- Negli editor di testo, evita di usare troppo "Invio" per passare a un'altra pagina, inserisci invece un'interruzione di pagina.

- Negli editor di testo, posizionare i diagrammi di flusso come immagine o impostare i moduli utilizzati.

- Negli editor di testo, evitare di inserire tabelle e utilizzare fogli di calcolo.

- Nei fogli di calcolo, evitare di prendere i margini come riferimenti e regolare invece l'area di stampa 1 per 1

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